Wat is een Retrospective?

Retrospective: Teams leren uit het verleden voor een mooiere toekomst.

Teams en de mensen waaruit deze bestaan die niet willen leren van het verleden zijn gedoemd om die fouten te herhalen in de toekomst. Binnen de IT is dit concept al tijden bekend, maar ook in andere disciplines en productontwikkeling komt het steeds meer voor.

Agile, Lean, Scrum, KanBan, Sprint?

Vooral in een wereld waar veel product opleveringen in een rap tempo elkaar opvolgen, kan het vergeten worden om terug te kijken naar deze vorige oplevering. Daarom is een agile retrospective er, om het hele team te laten pauzeren, na te laten denken en te bespreken wat wel en niet werkte tijdens een deze oplevering. Sommige organistaties werken volledig in een werkmethode als Scrum, Kanban, Six Sigma of Google Sprints. Iedereen heeft zo zijn retrospective stijl of methode, hier vind je de populairste methodes, waaronder de 4 stappen methode van Sprintlint (pdf).

Het format van een retrospective

Het format is de sleutel tot een effectieve retrospective, omdat de waarde uit het gesprek komt, en niet alleen uit een aantal individuele verklaringen. Er moet een vertegenwoordiger van elke (productie)groep aanwezig zijn, en elk individu moet de tijd krijgen om zijn of haar mening over het verleden te delen. Dit kunnen ook vertegenwoordigers van een specifiek team zijn, zoals marketing, verkoop, klantenservice en operations.

Organiseert de facilitator, scrummaster of teamleider?

De retrospective samenkomst worden vaak geleidt door een teamleider. Het is goed om dit iemand te laten zij die de meest cross-functionele rol in de organisatie heeft en een breder beeld heeft van wat er tijdens het project is gebeurd. Ook wordt er veel gewerkt met een onpartijdige derde partij (scrummaster / agile coach) of facilitator om ervoor te zorgen dat iedereen gelijk wordt behandeld en een eerlijk deel van de vloertijd krijgt.

Open en veilig

Een belangrijk element van de team retrospective (ook online), is het zorgen voor een open en veilige ruimte. Dit zorgt ervoor dat het ter sprake brengen van controversiële kwesties en tegenstrijdige standpunten met lage drempsel kan, zodat de retrospective bespreking zo productief en inzichtelijk mogelijk is.

Vergeet de positieve resultaten niet!

Het hangt een beetje van de gekozen retrospective methode af, maar het is zeker niet alleen wijzen op de tekortkomingen en problemen die het team tegenkomt. De teamleden moeten evenzeer aangemoedigd worden om de positieve zaken van het project of periode te benoemen.

Wat is de ideale uitkomst van een retrospectief gesprek?

Elke retrospective moet minimaal resulteren in een lijst van goede dingen en verbeteringen. Er is geen project of team waar alles perfect is en de lijst leeg. Uiteindelijk stemt het team met z'n allen op de uitgebreide lijst en worden de meest prominente verbeterpunten op de todo-lijst, sprintlijst of team reflectie lijst gezet.

Het belangrijkste moment, het team reflectie gesprek

Naast het noemen van deze uitgebreide lijst van dingen die opvielen, wordt er een moment gekozen om de discussie over de lijst aan te gaan. De discussie moet onthullen waarom deze dingen zijn gebeurd. Het doel is om als team erachter te komen hoe de positieve punten in toekomstige projecten te hergebruiken en nieuwe best practices te realiseren (of bestaande te versterken). Daar integen kan het team de negatieven punten verder ïdentificeren, zodat ze in de toekomst voorkomen of verminderd kunnen worden.

Onzichtbare grote problemen vs fundamenteel verbeteren

Bij het houden van een retrospectieve bestaat er altijd een kans dat enorme onzichtbare problemen zichtbaar worden en die aangepakt dienen te worden. Toch is de kans veel groter dat het teaam de aandacht vestigd op het incrementele verbeteren voor bestaande processen en gewoonten binnen de organisatie. Omdat we een veelal naar het proces kijken en een team in het geheel, is het doel niet om individuen binnen het team de schuld te geven en bij hen fouten te vinden. Bij dit soort team retrospectives gaat te bespreken wat iedereen de volgende keer beter, meer of anders zou kunnen doen.

Om ervoor te zorgen dat geen teamlid of afdeling zich te buitengesloten voelt of in de verdediging schiet, moeten retrospectives alle aspecten van een project, team of bedrijfproces bekijken, van verkoop, overdracht, planning tot documentatie, productie en communicatie. Het mag allemaal naar voren gebracht en besproken worden.

Teamleden of procesparticipanten moeten de retrospective uitlopen met een beter idee van hoe het project door alle betrokkenen is ervaren. Voor de klantenservice is het een kans om te delen dat ze te veel vragen hebben gekregen over een onduidelijke email of hoe het programmeren velen malen beter verliep door het aanlevren van klikbare prototypes.

Zelfs als onderwerpen op een andere locatie aan de orde zijn gekomen, geeft het doorlopen van het hele proces met een de retrospective iedereen de mogelijkheid om deze te bespreken. Dit in een open en veilige teamomgeving die erop ingericht is om terug te kijken met als doel een continue verbetering.